Informace o zpracování osobních údajů (GDPR)

Informace podle článků 13 a 14 nařízení (EU) 2016/679 (GDPR)

Verze 2.0 | Znění pro období od 10. 7. 2023

Kdo je správcem

Auto Centrum Glos s.r.o., IČO 26909456, se sídlem Čejč 384, 696 14 Čejč. V otázkách osobních údajů a při uplatnění práv nás kontaktujte na autocentrumglos@seznam.cz nebo písemně na uvedené adrese.

Jaké údaje zpracováváme a odkud je máme

Podle druhu zakázky zpracováváme jméno, potřebné kontaktní a fakturační údaje, údaje o vozidle včetně registrační značky (RZ) a identifikačního čísla vozidla (VIN), údaje v objednávce, provedené práci, platbě a reklamaci. Při vyřizování pojistné události zpracováváme také nezbytné údaje o pojištění, škodě, vlastníkovi nebo řidiči vozidla, fotografie poškození, fotokopie nezbytných dokumentů a pověření k vyřízení (plná moc).

Údaje získáváme od Vás, případně od objednatele, vlastníka či provozovatele vozidla, jejich zástupce nebo příslušné pojišťovny. Kopie řidičského průkazu, technického průkazu či osvědčení o registraci vozidla pořizujeme a přijímáme jen v rozsahu prokazatelně nezbytném pro konkrétní pojistnou událost. Nepotřebné údaje nezaznamenáváme.

Proč údaje potřebujeme

Objednání, prodej a servis autoskla; související komunikace a běžné vyřízení reklamace

Čl. 6 odst. 1 písm. b): kroky na Vaši žádost před uzavřením smlouvy a plnění smlouvy s Vámi. Při zákonné povinnosti k reklamaci také písm. c).

Vámi objednané vyřízení pojistné události

Čl. 6 odst. 1 písm. b), pokud jste smluvní stranou. U nezbytných údajů jiných vlastníků, řidičů nebo zástupců písm. f): oprávněný zájem na vyřízení zakázky a pojistné události.

Kontakt se zástupci firemních zákazníků

Čl. 6 odst. 1 písm. f): oprávněný zájem na objednání a vyřízení obchodního vztahu.

Účetnictví, daně a povinné evidence

Čl. 6 odst. 1 písm. c): právní povinnosti, zejména podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a zákona č. 235/2004 Sb., o DPH, pokud se použije.

Určení, uplatnění a obhajoba právních nároků

Čl. 6 odst. 1 písm. f): oprávněný zájem na doložení průběhu zakázky, plnění, platby a řešení konkrétních sporů.

Je poskytnutí údajů povinné

Údaje nezbytné k objednávce a plnění zakázky jsou smluvním požadavkem; údaje na účetních či daňových dokladech vyžaduje zákon v příslušném rozsahu. Bez potřebných údajů nemusíme být schopni zakázku nebo sjednané vyřízení pojistné události zajistit.

Komu údaje předáváme

V potřebném rozsahu předáváme údaje příslušné pojišťovně pro konkrétní pojistnou událost, poskytovateli vedení účetnictví, poskytovatelům firemního e-mailu, ekonomického systému, úložiště, záloh a IT podpory. Podle potřeby také bankám, právním zástupcům a orgánům veřejné moci, pokud to vyžaduje zákon nebo ochrana právního nároku. K údajům mají přístup jen pověření pracovníci.

Provozovatelem používaného firemního e-mailu je Seznam.cz, a.s. Konkrétní pojišťovna se řídí příslušnou zakázkou. Pojišťovny a další samostatní správci zpracovávají údaje také podle svých vlastních informací o ochraně osobních údajů.

Případné předávání mimo Evropský hospodářský prostor

Při použití komunikační aplikace WhatsApp (WhatsApp Ireland Limited) můžeme osobní údaje předávat mimo Evropský hospodářský prostor (EHP). Podle podmínek WhatsApp se předávání do USA, Spojeného království a Singapuru opírá o standardní smluvní doložky (čl. 46 GDPR), do Izraele o rozhodnutí o odpovídající ochraně (čl. 45 GDPR).

Od 10. 7. 2023 lze předání do USA opřít také o rámec EU–USA Data Privacy Framework (DPF), jen pokud je konkrétní příjemce aktivně zapsán v seznamu DPF a jeho certifikace pokrývá předávané údaje a službu. Mimo tento rozsah jsou potřebné jiné použitelné záruky.

Podrobnosti o předávání a přístupu ke smluvním doložkám: zásady WhatsApp – znění ze 17. 7. 2023. Ověření certifikace: seznam DPF

Jak dlouho údaje uchováváme

Základní zakázkovou dokumentaci uchováváme po dobu vyřízení a poté zpravidla 3 roky od dokončení a finančního vypořádání zakázky; základní pojistný spis zpravidla 3 roky od konečného vypořádání pojistné události a dokončení našich sjednaných úkonů. Při delší záruce nebo konkrétním sporu uchováváme potřebné podklady po nezbytnou dobu pro příslušný nárok.

Kopie řidičských průkazů a dokladů k vozidlu mažeme, jakmile přestanou být nezbytné, nejpozději do 30 pracovních dnů od konečného vypořádání pojistné události a dokončení našich sjednaných úkonů. Výjimkou je doložená nezbytnost konkrétní kopie pro určitý právní nárok. Účetní doklady uchováváme zpravidla 5 let od konce příslušného účetního období a daňové doklady k DPH 10 let od konce zdaňovacího období plnění; případně déle, stanoví-li to zákon.

Nadbytečné přenosové kopie odstraňujeme bezodkladně po ověření bezpečného uložení nebo předání, nejpozději do 30 pracovních dnů. Naše oddělené firemní zálohy určené pouze k obnově se přepisují nejpozději do 90 kalendářních dnů; při obnově se již provedené výmazy znovu uplatní. Chaty WhatsAppu do cloudu nezálohujeme.

Jaká máte práva

Za podmínek GDPR máte právo na přístup k údajům a jejich kopii, opravu, výmaz a omezení zpracování. Právo na přenositelnost se uplatní u údajů, které jste poskytli a které zpracováváme automatizovaně na základě smlouvy nebo souhlasu. Výmaz může být omezen například zákonnou povinností uchování nebo potřebou ochrany nároků.

Právo vznést námitku

Proti zpracování založenému na oprávněném zájmu můžete kdykoli vznést námitku z důvodů své konkrétní situace. Dále zpracováváme jen při prokázání převažujících závažných oprávněných důvodů nebo pro určení, výkon či obhajobu právních nároků.

Žádosti vyřizujeme zásadně bezplatně, bez zbytečného odkladu a nejpozději do jednoho měsíce. O případném odůvodněném prodloužení až o další dva měsíce Vás informujeme v prvním měsíci. Stížnost můžete podat Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.gov.cz). Výlučně automatizované rozhodování s právními či obdobně významnými účinky ani takové profilování neprovádíme.